Foire aux questions – Proposition de restructuration du Conseil d’administration national

Foire aux questions :

Quels sont les changements proposés?

• La fonction et la composition du Conseil d’administration du CMFC changeront. Les parties prenantes auront plus d’occasions d’interagir avec le Conseil et d’influencer l’orientation du Collège.
• Le processus de sélection des membres du Conseil changera. Tous les membres seront dorénavant admissibles pour un poste au Conseil.
• Le nombre de postes au Conseil sera réduit, et passera de 40 à 11.

Comment les membres du Conseil seront-ils sélectionnés? 

• Le Comité des mises en candidature du CMFC sera chargé de nommer les personnes qui, collectivement, répondent aux exigences en matière de compétences et d’expérience et qui reflètent les attributs liés à la pratique et à la démographie des effectifs du CMFC.

Quels sont les avantages de la structure proposée?

• Offrir plus d’occasions d’interagir et de discuter
• Accroître les interactions entre membres du Conseil
• Les forums des leaders continueront à fournir des occasions d’entretenir un dialogue engagé et constructif entre les membres du Conseil et les principaux intervenants; des enjeux particuliers y sont discutés en détail et les perspectives de tous peuvent être entendues.
• Étant donné la croissance de l’organisation et ses activités très variées, le Conseil doit aborder la gouvernance de l’organisation de manière plus délibérée, surtout en ce qui concerne l’évaluation du risque et la gestion.
• Le Collège doit se doter d’une structure de gouvernance qui lui permettra d’être plus agile et de mieux répondre aux besoins; il doit pouvoir travailler par voie électronique entre les réunions en face à face. La récente Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif exige la participation et le consensus de tous les membres du Conseil pour l’approbation de motions par voie électronique. Nous pourrons plus facilement nous y conformer avec un Conseil de 11 membres, plutôt que les 40 que nous comptons actuellement.

Pourquoi opter pour un Conseil axé sur les compétences plutôt qu’un conseil représentatif?

• Les membres du Conseil doivent prendre des décisions et établir l’orientation dans le meilleur intérêt de tous les membres du Collège sans se laisser influencer par des rôles conflictuels.
• Nous avons effectué un examen approfondi des écrits et des modèles de gouvernance d’autres organisations de membres. Notre étude s’est penchée autant sur les modèles de gouvernance efficace que sur les possibilités d’engagement pour les intervenants. Nous avons évalué les besoins de notre organisation à la lumière de cette étude et avons retenu les éléments des différents modèles qui, à notre avis, étaient les meilleurs afin de créer le nôtre. Nous avons fait très attention de ne pas éliminer les éléments positifs de la structure de notre Conseil actuel – occasions de réseautage, développement du leadership, rétroaction sur les enjeux qui ont un impact sur nos membres d’un bout à l’autre du pays – tout en créant des structures qui pouvaient répondre aux exigences essentielles d’un conseil efficace en matière de gérance, et ce en temps opportun.
• Nous avons créé une matrice des compétences, expériences, connaissances, types et lieux de pratique, etc. réputés nécessaires pour que l’ensemble du Conseil gouverne efficacement. Ce document sera utilisé par le Comité des mises en candidature du CMFC pour évaluer les attributs des administrateurs qui siègent au Conseil afin d’identifier les lacunes qui doivent être comblées par de nouveaux administrateurs. Il servira également à cerner les domaines où le Conseil dans son ensemble aurait besoin de formation. On ne s’attend pas à ce que tous les membres du Conseil soient experts dans tous les domaines.

Comment la voix des futurs médecins, ou des médecins dans chaque province, sera-t-elle entendue?

• Les enjeux diffèrent d’une province à l’autre ainsi que pour les stagiaires et les médecins praticiens à différentes étapes de leur carrière. Le Conseil sollicitera des commentaires relativement à toutes les décisions qui ont un impact sur les membres de l’organisation, étant donné que cet impact varie d’une région à l’autre du pays et d’une génération à l’autre. La consultation auprès des Sections provinciales du CMFC donnera une bonne perspective des enjeux provinciaux. De même, les consultations auprès des Sections des étudiants en médecine et des résidents éclaireront le Conseil quant aux enjeux qui touchent les apprenants.
• Un poste au Conseil est réservé à un résident en médecine familiale ou à un médecin de famille dans ses cinq premières années de pratique.
• Les dirigeants des sections provinciales, sections spéciales et comités du Collège ainsi que les départements de médecine de famille universitaires auront maintes occasions de communiquer avec le Conseil, même s’ils n’ont pas un siège au Conseil. Ils pourront discuter des articles d’intérêt à l’ordre du jour du Conseil et demander que certains sujets soient discutés. Des téléconférences auront lieu avant et après les réunions du Conseil afin de solliciter des commentaires et une rétroaction. De plus, deux activités annuelles offriront d’importantes occasions d’interagir en face à face avec les leaders du Collège, les représentants de groupes concernés et le Conseil : le Forum annuel et le Symposium des sections provinciales. D’autres participants seront invités en fonction des sujets présentés pour discussions. Notre but est de toujours obtenir toutes les perspectives sur un sujet.

Qui a été impliqué dans l’élaboration de cette proposition?

• En 2010, le Conseil d’administration du CMFC a créé le Comité consultatif sur la gouvernance afin d’examiner l’efficacité de la structure de gouvernance actuelle et de proposer des changements qui éventuellement, amélioreraient l’efficacité du Conseil, l’engagement des intervenants, le rôle des comités ainsi que le rôle de la directrice générale et chef de la direction.
• Depuis un certain temps, le Conseil d’administration avait convenu qu’on devait revoir la composition et le rôle du Conseil. Les leaders des sections provinciales (leaders et membres du personnel) demandaient quelle était la meilleure façon de partager des commentaires et des préoccupations propres aux sections provinciales avec le Collège et avec les autres sections provinciales.
• L’ancienne présidente du Collège, D^re Sarah Kredentser, préside le Comité consultatif sur la gouvernance (CCG). Les membres du comité sont : le président et président désigné du Collège et des présidents sortants de sections provinciales, des membres actuels et sortants du Conseil, des présidents de comité et de sections du CMFC et des représentants des membres. La directrice générale et chef de la direction du CMFC est membre sans droit de vote.
• Le CCG a adopté une approche organique et itérative. Il a évalué les défis, s’est appuyé sur les écrits et l’expérience d’organisations sœurs et a mené énormément de consultations. Les membres du Conseil et les leaders des sections provinciales (élus et membres du personnel) ont été impliqués à chaque étape du développement de la proposition, par l’entremise de discussions téléphoniques avec les membres du CCG ainsi que dans le cadre de discussions en grand groupe. Le CCG a sollicité des commentaires d’anciens présidents et directeurs généraux du CMFC, de présidents de comité et de section ainsi que de directeurs de département de médecine de famille universitaire. Il a travaillé avec le Conseil d’administration et les leaders des sections provinciales jusqu’à ce qu’il arrive à une entente relativement aux changements proposés.
• En novembre 2014, les membres du Collège qui ont assisté à l’Assemblée annuelle des membres ont appuyé la demande du Conseil et du CCG les autorisant à partager les changements proposés avec l’ensemble des membres au cours de l’année. Les membres seront appelés à approuver les changements proposés au Conseil d’administration lors de l’Assemblée annuelle des membres, le 12 novembre 2015.

Communications aux membres du Collège

• Les membres sont invités à assister à des vidéo/téléconférences dirigées par la présidente du CCG, le président du Collège et la directrice générale et chef de la direction du CMFC.
• On continue d’envoyer des courriels de masse soulignant les changements et invitant les membres à soumettre leurs commentaires sur le rapport proposé.
• Des mises à jour du contenu sont affichées sur le site Web du CMFC et publiées dans le Médecin de famille canadien, ainsi que dans le Cyberbulletin, le bulletin électronique du Collège.
• Les sections provinciales présentent l’information à leurs assemblées scientifiques annuelles et à leurs assemblées annuelles, ainsi que dans des messages imprimés et électroniques, par l’intermédiaire d’un énoncé de soutien envoyé à tous leurs membres.
• Les membres ont formulé des commentaires réfléchis et favorables. Le CCG a examiné toutes les suggestions et les a transmises au Conseil d’administration du CMFC.